המדריך להייטקיסט – איך לכתוב אימייל רשמי, אפקטיבי ובלי קלישאות

כתיבה היא מיומנות בפני עצמה ואפילו אם מדובר בכתיבת אימיילים. כשם שיש "קוד יפה" וגם "קריא" בעולם התכנות, כך בהחלט יש כתיבה יפה ונוחה לקריאה, בכל הנוגע לטקסטים. אז איך כותבים אימייל רשמי באופן אפקטיבי וחף מקלישאות? אלה כמה טיפים מסייעים:

להתחיל מהעיקר

נתחיל מהעיקר: כתיבת אימייל רשמי, רצוי שתתחיל מהעיקר! תצטרכו קודם כל לנסח ולחשוב בנחת, את מטרות האימייל, הנקודות העיקריות שרוצים לבטא וסדר החשיבות של כל זה. כותרת האימייל תוצג במסגרת מצומצמת למדי. מסיבה זו וגם בכדי להקל על הקורא, חשוב שהיא תהיה קצרה. בין השאר, הפודקאסט הזה יוכל לעזור לכם בכל הנוגע לכותרת האימייל ולניסוח טוב שלה. "מייד אגיע לעיקר, אבל קודם כל אני שמח מאוד לספר לך ש.." מייד נגיע לסל המחזור! גשו לעניין! הכוונה באופן מיוחד, להתנסח מזווית של מה שחשוב לקורא. לא מה שמעניין אתכם או חשוב לכם.

פסקאות – טוב לכולם

אם תוכלו לתמצת את מה שיש לכם לומר בפסקה אחת קצרה, מה טוב. במידה ולא, וזה פעמים רבות המצב, שימו לב לחלוקה לפסקאות משנה. כמובן, עם חלוקה תואמת לנושאי משנה. הדבר מסייע מאוד לקורא להתמצא בטקסט ולסקור אותו במהירות. קחו בחשבון, שהוא עשוי לעבור עליו מעבר ראשוני מהיר, בכדי להחליט האם הוא בכלל מעוניין לקרוא את האימייל כולו. רצוי לפתוח כל פסקה במשפט קצר, אשר יתמצת את הרעיון או המסר שמובע בה. החלוקה לפסקאות תסייע גם לכם, בניסוח האימייל ובהגהתו.

הרחבות – מוטב שלא

כמעט כל נושא שעליו תכתבו, ניתן להרחיב בצורות שונות – דוגמאות, נתונים, הסבר מרחיב וכדומה. מאחר שאנחנו חותרים לטקסט תמציתי, ענייני וקצר, מוטב שלא לכלול הרחבות, אם כי ניתן לציין שמידע מרחיב מסוג כזה או אחר זמין. כדאי לזכור, שלאימייל תהיה תשובה. אם הנמען מצא את האימייל המקורי מעניין, הוא יכול תמיד לבקש הרחבות נוספות. כיום, גם קל לשלב קישור להרחבה חיצונית או לצרף קובץ.

הדגשות? בצמצום!

סימני קריאה, הדגשות, קו תחתון – מוטב להמעיט בכך. גם בכדי לא ליצור רושם תוקפני מדי וגם מאחר שהגזמה תפגום באפקט ההדגשה.

חביב זה לא מרושל

להיות נחמד באימייל רשמי ואפילו לשלב טיפה הומור – בסדר גמור. הדבר עשוי לשבור את הקרח. אבל זה עדיין לא אומר רישול וכתיבה "דיבורית" מדי. באופן מיוחד, חיוני להיות ברורים מאוד. ניסוח מעורפל, במידה ואינו מכוון, מסבך את הנמען, לא מכבד את זמנו (מאחר שהוא מקור לשאלות הבהרה) ומשדר רישול וחוסר מקצועיות.

לסיכום

מחשבה תחילה, ניסוח בנחת והגהה יסודית, כמו גם הטיפים האלה ואחרים, יסייעו לכם ליצור אימיילים מצוינים!